文┃尚德管理首席咨询师包红刚
常去许多公司，说到岗位职责，只要做过质量体系的企业，都会有，但是，这里我想说的是，我们太多的企业，部门职责，岗位说明书，其实都只是个摆设，在我们的日常管理中，基本上没有用到。
说是摆设，是因为，熟悉这个岗位的，用不到这个岗位说明书，不熟悉这个岗位的，好象这个岗位说明书看了也没有什么用，没有指导岗位工作的作用。
甚至许多企业在新员工入职的时候，都不知道要给新员工学习岗位说明书。
一份岗位说明书，如果不能指导工作，其实只是浪费精力去做了个摆设。
那应该怎么来做岗位说明书呢？
岗位说明书一般包括几个部分：
1、岗位在企业里的位置
在岗位说明书上，我们一般需要描述这个岗位在部门里的位置，一方面，让员工知道自己的上下级，平级相互之间的关系。有利于员工能清晰自己在企业里的定位。
2、岗位职能定位
公司成立自然有自己的使命价值观，以及战略目标。围绕这些顶层的内容，公司的组织承接这些任务的落地。
当然，对应到各个部门，各个岗位，就会有对应的岗位职能定位。也就是接受公司的战略目标的职能定位。
比如，对应到具体的某项职能，是组织，还是执行，还是监督这个职能？所有的职能在企业内部都应该形成闭环。
所以，我们在进行职能定位的时候，可以把所有部门的职能形成职能树，检查职能的缺失，重叠等。
3、岗位的职责
岗位职责是每个岗位的最核心的内容。
但正是这个职责，是我们当下企业岗位说明书里最没有价值，最没有营养的内容。也是前面我介绍的，熟悉这个岗位人，不需要这份职责介绍，而不熟悉的人，拿到也对工作没有帮助，即使看了，仍然不知道这个岗位我应该怎么来做。
1）职责≠任务
举个例子来说明，某珠宝公司一个店面工程主管给我们项目组反应，他的主要工作是给店面进行硬件维护的。但他的日常的职责里，有一条他说他始终不明白：“负责店面的硬件费用控制“，可是，店面所有的硬件都是有统一规定，所有的物料都是供应商统一采购，统一价值，他能怎么来负责硬件的费用控制？
经过我们各条线的沟通了解，原来，公司需要他对店面的硬件的状态进行评价，通过维护过程中遇到的各种硬件的处理，根据他对市场上同类产品的性价比，能定期提供他对当下所采用的硬件的评价，以及更优性价比的产品的推荐。以利于相关部门重新确定新的产品，新的供应商。当时确定这个职责，确实是不错的设想，但在执行中却遇到了问题，问题就出在没有把这个职责具体到任务这一层次。
2）职责必须落到具体任务
我在涉及到组织的项目的时候，一般都会跟客户沟通，我们的组织设计中，关于岗位设计，至少要设计到任务这一层级。
标准的岗位设计，应该是这样一个体系：职能—职责—任务—标准。也就是通过前期的职能定位，根据企业对这个岗位的设计要求，明确各项职责，再把各项职责准确定义其他任务内容，制定标准。这个标准也是未来公司的绩效考核的依据。
再举个我的客户的案例来说，一个很是资深的招聘主管离职了，公司招聘了另一个挺资深的招聘主管，但结果发现，后来的招聘主管却总是达不到以前的招聘主管的效果。这是为什么呢？
我研究了一下这两位招聘主管的工作，发现，两个对招聘主管这个岗位的职责理解有较大偏差，这也是两位招聘主管，最终体现出来的绩效不一致的根本原因。
招聘主管的日常职责第1条也是最核心的一条：“负责公司的日常招聘管理工作“。这是许多公司的招聘主管的职责。但前一位离职的招聘主管，对于这条职责，分解到日常工作任务中的时候，细分了12件事，每天也基本上围绕着这12件事在工作。但新来的招聘主管，围绕这个职责只做了7件事。当然另外5件不是不做，是偶一为之。所以最终两者的最终绩效区别就出在这里。
3）职责怎么落实到任务？
我们在做岗位职责的时候，一般都会要求做到任务层次，你只有把任务标明了，这个职责才是真正落地的职责。
所谓的任务层次，这就需要进行工作分析，我们需要详细观察岗位的日常工作，做观摩，做调研，进而跟岗位相关的岗位进行座谈，看这个岗位相关工作当下有没有做到位，没有到位的是哪些工作，再跟岗位上的员工进行沟通，最终把职责落实到工作任务，并且明确任务的频次，制定任务的标准。
4、岗位的要求
通过岗位职责的设计，最终我们还需要来制定人岗匹配的规则，也就是制定岗位的要求。
针对岗位，一个员工进征这个岗位，可能会有四类人员：
一类是超过岗位的要求的人员，也就是超配。其实对于企业来说，超配并不完全是件好事，对于超配的员工来说，不一定能在岗位上待多久，如果公司没有考虑员工未来的加薪升职，超配的员工，最终离职可能性就会放大。
一类是人岗相配的员工，这是最理想的一种状态，这样的员工在这样的岗位上，最终体现出真正的岗位的价值。也是企业所需要的状态。
一类是距离岗位有一定差距，但有足够潜力的员工。这样的员工，在匹配岗位后，我们的人力资源系统就需要发力，来帮助这样的员工尽快胜任岗位。
最后一类就是根据与岗位的要求不匹配，也许有能力，但不符合这个岗位的要求。这样的员工放到这样的岗位，员工与公司都会别扭。
所以，我们需要制定岗位的要求，这个要求是需要区分层次的，最基础的要求---提供给招聘使用，与最匹配的要求。
通过这样的岗位职责设计，你的企业的岗位说明书才能真正被用来指导岗位的工作。
甚至我在个别企业看到，根据任务，进一步细分成任务的SOP。也许你的企业不需要做到这个程度，但细分到任务是必须的。